Les rendez-vous oubliés sont le fléau silencieux de toute activité sur rendez-vous. Un simple rappel envoyé 24 heures avant l'échéance réduit le taux d'absence de 30 à 50 %. GestionRDV envoie ces rappels automatiquement, sans aucune intervention de votre part.
Comment fonctionne le rappel automatique ?
Chaque heure, GestionRDV scanne les rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous programmé dans 23 à 25 heures, un email de rappel est envoyé au client. Le système marque ensuite le rendez-vous comme « rappel envoyé » pour ne jamais doublonner.
Le contenu de l'email inclut :
- le nom de la prestation et sa durée ;
- la date, l'heure et l'adresse de l'établissement ;
- le nom de l'employé (si applicable) ;
- un lien d'annulation sécurisé en cas d'empêchement.
Pourquoi les rappels automatiques changent la donne
- -30 à -50 % de no-shows dès le premier mois.
- Zéro minute passée à relancer manuellement vos clients.
- Moins de stress le jour J : vos rendez-vous sont confirmés.
- Meilleure image : un professionnel qui rappelle ses rendez-vous, ça inspire confiance.
Le rappel automatique, bénéfice par métier
Cabinets médicaux et thérapeutes
Le no-show coûte cher : un créneau médical de 30 minutes perdu représente 50 à 80 € de chiffre d'affaires. Le rappel 24h avant est devenu un standard dans le secteur et est souvent la première mesure mise en place.
Coiffeurs, barbiers et instituts de beauté
Les samedis sont saturés et les absences coûtent très cher en période tendue. Le rappel automatique libère le téléphone du salon et rassure les clients.
Coachs sportifs et préparateurs physiques
La motivation baisse facilement. Un rappel la veille, avec la durée et le lieu, aide le client à garder le cap et à se présenter à sa séance.
Garages et entretien auto
Les rendez-vous sont pris longtemps à l'avance (parfois 2-3 semaines). Le rappel la veille évite les oublis purs et simples, très fréquents sur ce type de créneaux.
Professions libérales et consultants
Les rendez-vous B2B sont sensibles : un oubli de client coûte une heure de facturation. Le rappel évite l'oubli sans avoir l'air de « relancer » l'interlocuteur.
Formateurs et professeurs
Les cours réguliers ont parfois tendance à devenir des rendez-vous « acquis » qu'on oublie. Le rappel maintient l'engagement et évite les absences non prévenues.
Documentation : paramétrage et fonctionnement
1. Aucune configuration requise
Les rappels sont activés par défaut pour tous les établissements. Dès que vous créez un rendez-vous, l'email de rappel est planifié automatiquement.
2. Fenêtre d'envoi
Le système envoie le rappel aux rendez-vous dont la date est comprise entre maintenant + 23h et maintenant + 25h. Le scan tourne toutes les heures, ce qui garantit une précision d'envoi à ±30 minutes.
3. Protection contre les doublons
Chaque rendez-vous est marqué reminderSentAt une fois le rappel envoyé. Même si le cron tourne plusieurs fois sur la même fenêtre, aucun deuxième email n'est expédié.
4. Respect des désabonnements
Si un client s'est désabonné des emails transactionnels, aucun rappel ne lui est envoyé. La liste des désinscrits est gérée automatiquement et conforme au RGPD.
5. Contenu personnalisé
Le nom de votre établissement, sa couleur et son logo sont repris dans l'email. Le client retrouve ainsi vos codes graphiques et votre identité.
6. Lien d'annulation sécurisé
Un token unique permet au client d'annuler directement depuis l'email. Vous êtes alors notifié et le créneau se libère automatiquement dans l'agenda.
Activez GestionRDV et laissez les rappels automatiques faire le travail. Créer un compte gratuit.
FAQ
Puis-je désactiver les rappels pour un client précis ?
Le client peut se désabonner lui-même via le lien en bas de chaque email. Vous pouvez aussi supprimer son email de la réservation s'il préfère ne rien recevoir.
Le rappel arrive-t-il aussi par SMS ?
Actuellement, les rappels sont envoyés par email. Le support SMS est en préparation pour les plans Pro.
Que se passe-t-il si je crée un RDV moins de 24h à l'avance ?
Aucun rappel n'est envoyé, puisque la fenêtre de 23-25h avant est déjà passée. Le client reçoit la confirmation initiale, ce qui suffit.
Le client peut-il confirmer sa venue depuis l'email ?
L'email propose aujourd'hui un lien d'annulation. Une confirmation active arrive dans une mise à jour prochaine.