La gestion des employés est le cœur de GestionRDV. Elle réunit tout ce qui détermine qui travaille, quand et pour quelles prestations. Cette documentation passe en revue chaque brique du système — fiche employé, planning hebdomadaire, exceptions de planning, congés — et explique comment elles s'articulent avec le calcul des créneaux de réservation.
À quoi sert la gestion des employés ?
Chaque employé d'un établissement dispose d'une fiche, d'un planning de travail et de règles d'absence qui lui sont propres. C'est à partir de ces trois éléments que la plateforme calcule automatiquement les créneaux disponibles proposés à vos clients sur la page de réservation publique. Autrement dit, tout ce que vous configurez côté équipe se retrouve immédiatement dans l'expérience client — sans aucune synchronisation manuelle.
Concrètement, le système permet de :
- créer et gérer les fiches de vos employés (nom, contact, statut, prestations pratiquées) ;
- définir leurs horaires récurrents par jour de la semaine ;
- poser des exceptions ponctuelles (journée fermée, horaires modifiés un jour précis) ;
- enregistrer des absences et congés sur une période continue, avec détection des conflits.
1. La fiche employé
Champs disponibles
Chaque employé est rattaché à un établissement (une boutique) et possède :
- un prénom et un nom (obligatoires) ;
- un email et un téléphone (optionnels, pour vos propres usages internes) ;
- un statut actif / inactif ;
- une liste de prestations qu'il est habilité à réaliser.
Activer / désactiver un employé
Le statut actif contrôle la visibilité de l'employé côté client. Un employé actif apparaît dans les choix de réservation lorsque la prestation demandée lui est assignée. Un employé inactif disparaît de la page de réservation, mais reste lié aux réservations passées — vos historiques restent donc intacts.
La désactivation est utile, par exemple, pour un employé en longue absence, un stagiaire en fin de période, ou une embauche suspendue. Elle n'oblige pas à supprimer la fiche ni à reconfigurer les prestations.
Affectation aux prestations
C'est l'un des points les plus importants : seuls les employés rattachés à une prestation apparaissent comme disponibles pour cette prestation. Cela permet à une équipe de se spécialiser — un coiffeur n'est pas forcément coloriste, un kinésithérapeute ne fait pas forcément d'ostéopathie, etc.
Sur la page de réservation, le client peut :
- choisir explicitement un employé ;
- ou laisser la plateforme attribuer le premier disponible parmi ceux habilités.
Suppression d'un employé
Les suppressions utilisent le mécanisme de soft-delete : l'employé disparaît de l'interface d'administration et des nouvelles réservations, mais reste attaché aux rendez-vous historiques pour préserver l'intégrité de vos statistiques et de vos factures.
2. Le planning hebdomadaire
Le planning hebdomadaire décrit les horaires récurrents d'un employé, jour par jour. C'est la base de calcul de toutes ses disponibilités.
Structure d'une entrée de planning
Chaque ligne de planning comporte :
- un jour de la semaine (lundi à dimanche) ;
- une heure de début et une heure de fin.
Un employé peut avoir plusieurs entrées par jour — par exemple si vous gérez des journées coupées avec une pause déjeuner longue :
- lundi 09:00 → 12:30
- lundi 14:00 → 18:00
Et bien sûr, chaque jour peut avoir des horaires différents :
- lundi–vendredi : 09:00 → 18:00
- samedi : 10:00 → 14:00
- dimanche : aucune entrée (donc non travaillé)
Copie rapide des horaires de l'établissement
Pour gagner du temps, la plateforme propose une action de copie en un clic des horaires d'ouverture de la boutique vers le planning de l'employé. Très utile lorsque vos salariés suivent les horaires du magasin, quitte à ajuster quelques créneaux à la main ensuite.
Modification et suppression
Chaque ligne peut être modifiée ou supprimée individuellement. Les changements sont pris en compte immédiatement pour les prochaines réservations ; les réservations existantes ne sont jamais modifiées automatiquement.
3. Les exceptions de planning
Les exceptions servent à gérer tous les cas où le planning habituel ne s'applique pas à une date précise — mais sans pour autant parler d'un congé complet.
Deux types d'exception
- Journée complète non travaillée : l'employé est marqué comme indisponible toute la journée (aucune heure à renseigner).
- Horaires modifiés : l'employé travaille, mais avec des heures différentes de son planning habituel (par exemple 14:00 → 17:00 au lieu de 09:00 → 18:00).
Champs
- la date concernée ;
- un drapeau « journée complète » — ou une heure de début / heure de fin ;
- un motif optionnel (formation, intervention extérieure, inventaire…).
Priorité sur le planning hebdomadaire
Lorsqu'une exception existe pour une date, elle remplace entièrement le planning récurrent pour cette journée. Si l'employé travaille normalement le lundi 09:00–18:00 mais qu'une exception déclare une journée fermée pour le lundi 16 mars, aucun créneau ne sera proposé ce jour-là, quoi qu'il arrive.
Bonnes pratiques
- Utilisez les exceptions pour des événements ponctuels : un seul jour, un demi-jour, une formation ponctuelle.
- Pour une période continue (plusieurs jours consécutifs), préférez les congés — plus rapides à saisir et mieux structurés.
- Le motif n'est pas affiché côté client ; il sert uniquement à votre gestion interne.
4. Les congés et absences
Les congés couvrent les absences sur une période continue : vacances, arrêt maladie, formation longue, congé personnel.
Champs d'un congé
- un type : vacances, maladie, personnel, formation, autre ;
- un statut : en attente, approuvé, refusé (par défaut : approuvé) ;
- une date de début et une date de fin ;
- un motif optionnel.
Effet sur la disponibilité
Pendant toute la période d'un congé approuvé, l'employé est automatiquement retiré des créneaux proposés côté client. Un congé en attente ou refusé n'a pas d'effet sur le calendrier de réservation — il reste purement informatif.
Détection des conflits avec les réservations existantes
C'est l'un des garde-fous importants du système : lors de la création d'un congé, la plateforme vérifie si des rendez-vous existent déjà pendant cette période. Si c'est le cas, un avertissement s'affiche avec le nombre exact de réservations impactées.
Le congé peut quand même être enregistré — cela laisse à votre équipe la liberté de choisir comment traiter ces rendez-vous (contacter les clients pour reprogrammer, remplacer par un autre employé, etc.). Cette approche évite de bloquer la saisie lorsque vous arbitrez après coup.
Superposition de congés
Le système empêche la création de deux congés qui se chevauchent sur la même période pour un même employé. Cela évite les doublons et les incohérences dans les rapports d'absences.
5. Comment les créneaux sont calculés
Lorsqu'un client ouvre la page de réservation, le moteur de disponibilités combine toutes ces règles pour chaque jour demandé, dans l'ordre suivant :
- Point de départ : les horaires d'ouverture de l'établissement.
- Filtre employé : ne garder que les employés actifs et habilités à la prestation demandée.
- Planning hebdomadaire : récupérer les heures récurrentes de l'employé pour ce jour.
- Exceptions de planning : si une exception existe pour cette date, elle remplace le planning récurrent.
- Congés : si l'employé est en congé approuvé ce jour, il est totalement écarté.
- Réservations existantes : les créneaux déjà occupés par d'autres rendez-vous sont retirés pour éviter tout doublon.
- Durée de la prestation : les créneaux trop courts pour accueillir la prestation sont exclus.
Le résultat final : une liste précise des heures réservables, toujours à jour, jamais incohérente.
6. Limites par plan
- Plan Gratuit : 2 employés par établissement, 1 seul établissement.
- Plan Pro : employés et établissements illimités, plus les tarifs saisonniers et les options payantes.
Le passage en Pro ne change rien à la structure des fiches employés : tout ce que vous avez configuré en Gratuit reste valable et continue de fonctionner.
Récapitulatif
La gestion des employés sur GestionRDV s'appuie sur quatre couches complémentaires :
- la fiche — identité, contact, prestations assignées ;
- le planning hebdomadaire — horaires récurrents, base de la disponibilité ;
- les exceptions — ajustements pour une date précise ;
- les congés — absences sur une période continue, avec détection des conflits.
En combinant ces éléments, vous gardez un contrôle fin sur l'activité de chaque personne de votre équipe, sans jamais avoir à recalculer manuellement un planning ou à vérifier les disponibilités à la main. Créez votre compte gratuitement pour tester la gestion des employés dès aujourd'hui — aucune carte bancaire requise.