Gérer les congés d'une équipe, c'est la garantie de conflits, d'oublis et de doubles réservations si le système n'est pas rigoureux. GestionRDV centralise les demandes de congés, bloque automatiquement les agendas et détecte les conflits avant qu'ils n'arrivent jusqu'au client.
Qu'apporte la gestion des congés dans GestionRDV ?
Chaque employé a un historique de congés propre. Pour chaque congé, vous enregistrez :
- une date de début et une date de fin ;
- un type : vacances, maladie, formation, personnel, autre ;
- un statut : en attente, validé, refusé ;
- un commentaire (motif, justificatif, etc.).
Dès qu'un congé est validé, l'agenda de l'employé se bloque automatiquement sur la plage concernée. Aucun client ne peut plus réserver sur cette période.
Les bénéfices concrets pour votre activité
- Fini les doubles réservations sur les périodes de vacances.
- Conflits détectés : la plateforme vous alerte si un RDV existe déjà sur la période.
- Historique complet : retrouvez tous les congés d'un employé sur plusieurs années.
- Validation structurée : workflow clair en attente → validé / refusé.
Cas d'usage par corps de métier
Salons et instituts avec plusieurs employé·es
L'été et les fêtes sont critiques. Chaque coiffeuse pose ses dates, le ou la manager valide en ayant une vue d'ensemble de l'équipe. Impossible de se retrouver avec zéro personne un samedi d'août.
Cabinets médicaux avec plusieurs praticiens
Les congés se chevauchent souvent entre associés. La vue consolidée empêche les chevauchements problématiques et rassure les patients qui peuvent toujours trouver un créneau dans le cabinet.
Garages et centres auto
Les techniciens posent leurs congés à l'avance. Le gérant valide en fonction du volume d'activité prévu — et les clients ne voient jamais de créneau sur un mécanicien absent.
Clubs de sport et coachs en équipe
Plusieurs coachs, des congés qui alternent, des remplaçants occasionnels : la plateforme montre qui est dispo et qui ne l'est pas, avec clarté.
Écoles de musique et centres de formation
Les professeurs partent en formation ou en congés longs. Les cours ne peuvent plus être réservés sur ces périodes, ce qui évite les remboursements en urgence.
Documentation : poser et valider un congé
1. Saisir une demande
Depuis la fiche de l'employé, onglet Congés, cliquez sur « Nouveau congé ». Renseignez dates, type et commentaire. Par défaut, le congé est en statut en attente.
2. Vérifier les conflits
La plateforme affiche immédiatement la liste des rendez-vous déjà posés sur la période demandée. Vous pouvez ainsi anticiper les reports nécessaires avant de valider.
3. Valider ou refuser
Un manager (rôle ADMIN) peut passer le congé à validé ou refusé. Seuls les congés validés bloquent effectivement l'agenda.
4. Impact immédiat sur l'agenda
Dès la validation, aucun créneau n'est plus proposé sur la période. Les rendez-vous déjà pris restent visibles dans l'agenda pour être traités manuellement (report, reprise par un autre employé, annulation).
5. Consulter l'historique
Tous les congés passés et à venir restent consultables sur la fiche employé, avec leur statut et leurs commentaires.
Centralisez les congés de toute votre équipe dans GestionRDV. Créer un compte.
FAQ
Que faire des RDV déjà posés sur la période des congés ?
La plateforme vous liste les conflits avant validation. Vous pouvez contacter les clients pour reporter, transférer le RDV à un autre employé ou annuler proprement.
Peut-on poser un demi-journée de congé ?
Pour un bloc horaire précis (matin uniquement par exemple), utilisez plutôt une exception de planning à la date concernée. Les congés sont pensés pour des journées entières.
Le client est-il prévenu si son RDV tombe sur un congé validé ?
Non, pas automatiquement : c'est à vous de prévenir le client, généralement pour reporter. Les rappels automatiques continuent d'être envoyés si le RDV reste dans l'agenda.
Un employé peut-il poser ses propres congés ?
Aujourd'hui, la saisie est faite par un compte ADMIN. Un accès employé autonome fait partie des prochaines évolutions.