Un planning, ce n'est jamais complètement régulier. Entre les jours fériés, les journées à rallonge, les formations, les absences et les journées portes ouvertes, la réalité d'une équipe est pleine de cas particuliers. GestionRDV gère tout cela avec deux outils complémentaires : le planning hebdomadaire (le cas général) et les exceptions ponctuelles (le cas particulier).
Deux niveaux de planning, une logique simple
La plateforme distingue clairement deux choses :
- le planning récurrent : les horaires « normaux » de l'employé, définis par jour de la semaine (lundi 9h-18h, mardi 10h-20h, etc.) ;
- les exceptions : une modification pour une date précise, qui prend le pas sur la règle récurrente (journée fermée, horaires étendus, pause déjeuner modifiée…).
Les créneaux proposés sur la page de réservation publique sont recalculés à chaque ouverture, en prenant en compte : le planning récurrent, les exceptions du jour, les congés, les rendez-vous déjà posés et la durée de la prestation choisie.
Pourquoi ce système est adapté à toutes les équipes
- Flexibilité totale : configurez une fois, ajustez quand il le faut.
- Pas de surprise côté client : les créneaux indisponibles ne sont jamais proposés.
- Aucune intervention manuelle le jour J : si un employé est absent, son agenda est indisponible automatiquement.
- Vision claire de la disponibilité réelle de l'équipe, toujours à jour.
Exemples de configuration par métier
Salons de coiffure et instituts de beauté
Planning type : mardi-samedi 9h-19h, fermé lundi et dimanche. Exceptions : nocturne jusqu'à 21h pendant les fêtes, fermeture exceptionnelle pour un mariage employé, formation le matin une fois par mois.
Cabinets médicaux et thérapeutes
Planning type : lundi-vendredi 8h-20h, samedi 8h-12h. Exceptions : congrès, jour de garde, journée de formation continue.
Garages et centres auto
Planning type : lundi-vendredi 8h-12h et 14h-18h, samedi 8h-12h. Exceptions : fermeture estivale, inventaire annuel, journée portes ouvertes, pont du 15 août.
Coachs sportifs
Planning type : lundi-samedi 7h-10h et 17h-21h. Exceptions : sortie en nature en extérieur (pas de créneaux en salle), stage week-end, événement sportif ouvert.
Formateurs et professeurs particuliers
Planning type : horaires du soir en semaine, week-end matin. Exceptions : week-end de révisions intensives, semaine de vacances scolaires avec horaires étendus.
Avocats et consultants
Planning type : lundi-vendredi 9h-19h. Exceptions : audience toute la journée (agenda bloqué), séminaire en province, formation.
Documentation : configurer un planning
1. Définir le planning hebdomadaire
Dans la fiche de l'employé, onglet Planning, cochez les jours travaillés et saisissez pour chacun l'heure de début et de fin. Vous pouvez aussi fractionner une journée (matin / après-midi avec pause).
2. Ajouter une exception
Depuis le même onglet, cliquez sur « Ajouter une exception » et choisissez :
- la date concernée ;
- le type : journée fermée, horaires modifiés, disponibilité exceptionnelle… ;
- les nouveaux horaires si la journée reste ouverte.
3. Vérifier l'impact sur la page de réservation
Ouvrez la page publique et sélectionnez la date concernée : seuls les créneaux réellement disponibles sont proposés. Aucun risque qu'un client réserve un créneau invalide.
4. Gérer les jours fériés
Pour un jour férié national, ajoutez une exception « Fermé » aux employés concernés. Vous pouvez aussi créer un modèle de fermeture exceptionnelle au niveau de l'établissement.
5. Suivre les modifications
Toute modification de planning est enregistrée dans le journal d'activité, avec l'auteur et l'horodatage — utile pour retrouver qui a changé quoi en cas de litige.
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FAQ
Une exception peut-elle porter sur plusieurs jours ?
Une exception est attachée à une date unique. Pour une période continue (congé, fermeture prolongée), utilisez plutôt la fonctionnalité congés, conçue pour les plages longues.
Que se passe-t-il si je modifie le planning après qu'un client ait réservé ?
Les réservations existantes ne sont pas modifiées. Seuls les futurs créneaux proposés sont recalculés.
Plusieurs employés peuvent-ils partager un planning commun ?
Non, chaque employé a son propre planning. Vous pouvez toutefois dupliquer un planning d'un employé à l'autre à la création.
Le planning s'applique-t-il à la page publique ET à la prise de RDV interne ?
Oui. Les créneaux sont calculés de la même façon côté client et côté admin : impossible de poser un RDV sur une plage non travaillée, sauf en forçant manuellement.